Tutorial Mail Merge (KPN A dan B)

MATERI MICROSOFT WORD 2007

PERTEMUAN IV

MAIL MERGE

Pada dasarnya, fitur Mail Merge yang disediakan oleh Microsoft berfungsi untuk mempermudah pengguna yaitu membuat satu surat/dokumen yang sama persis isinya dengan tujuan/penerima yang berbeda dalam jumlah yang relatif banyak. Jadi, tidak perlu membuat surat/dokumen lagi sebanyak jumlah penerimanya atau harus mengetik nama penerima satu persatu. Cukup membuat database yang berisi fields yang dibutuhkan dalam surat/dokumen tersebut.

Berikut adalah langkah-langkah menggunakan fasilitas  Mail Merge.

 1. Buat dokumen/surat terlebih dahulu (contoh dokumen untuk latihan sudah dibuatkan)    

2. Langkah berikutnya adalah seperti pada gambar berikut :

        Dari Ribbon Tab Mailings, pilih Start Mail Merge  lalu  Step by Step Mail Merge Wizard 

3.  Lalu pada panel sebelah kanan, pilihlah Letters kemudian Next

 

  4.       Karena dokumen sudah siap dan sedang ditampilkan, pilihlah Use The Current Document lalu Next (gambar ada di langkah nomer 3)

5.       Jika daftar penerima belum ada/dibuat, pada tampilan berikut pilihlah Type a new List kemudian Create (gambar ada di langkah nomer 3)

 6. Pada jendela yang tampil kemudian, akan muncul tabel dengan fields yang sudah disediakan oleh aplikasi. Jika akan membuat/mengganti dengan fields yang sesuai kebutuhan, mulailah dengan menghapus fields standar yaitu dengan klik Customize Columns.

 

 

 7.       Pilihlah field mana saja yang akan dihapus. Cara menghapusnya satu persatu, pilih field-nya, lalu klik tombol Delete. Jika muncul jendela informasi penghapusan, pilih Yes. Lakukan ini berulang sampai fields bawaan menjadi kosong/habis. Setelah habis, JANGAN DULU menekan OK !!

8. Jika langkah nomer 7 sudah, sekarang membuat field sesuai kebutuhan yaitu dengan menekan tombol Add. Untuk contoh, fields  yang dibutuhkan adalah : NAMA, JABATAN dan ALAMAT. Jika sudah, baru tekan OK.

 9. Jika langkah nomer 8 sudah, akan diminta untuk menyimpan. Simpanlah di folder masing-masing dengan nama file adalah LATIHAN lalu tekan Save.

  10.   Langkah berikutnya adalah mengisikan data pada tabel. Ikuti urutan nomer pada gambar-gambar di bawah ini. Isikan dengan data sesuai nama teman-teman di kelasmu (minimal 10 data)

·         Untuk mengisi/menambahkan/menghapus/merubah (edit), pastikan pada pilih database nya terlebih dahulu (pada gambar ditunjukkan nomer 14) lalu klik tombol Edit (nomer 15). Tampilan pengisian adalah seperti gambar di bawah ini :

·         Untuk data pertama, letakkan kursor pada baris pertama  kolom pertama (nomer 16), lalu tuliskan data di masing-masing kolom sesuai nama field-nya. Untuk menambahkan data, klik tombol  New Entry  (nomer 17). Lakukan hal yang sama seperti langkah sebelumnya. Untuk edit data, pindahkan saja kursos pada data yang akan diedit. Untuk menghapus data, pindahkan kursor pada baris/data yang akan dihapus (ditunjukkan dengan tanda panah) lalu tekan tombol Delete Entry.

·         Jika semua berjalan dengan benar, hasilnya bisa dilihat pada gambar di bawah ini :

ü  Letakkan kursor pada isian Nama

ü  Lalu klik Insert Merge Field

ü  Pilih field Nama

ü  Lakukan hal yang sama untuk Jabatan dan Alamat

ü  Jika sudah, dan ingin melihat hasil akhirnya, klik pada Preview Result. Nomer  record akan menunjukkan isi data.

ü  Jika semua dirasa sudah benar dan akan dicetak, klik Finish & Merge lalu pilih Print Document.

Simpan semua file dalam folder yang sudah dibuat pada pertemuan sebelumnya.

UNDUH MATERI